Zarządzanie czasem rozwijało się podobnie do innych obszarów ludzkiej działalności. W rozwoju społeczeństw rewolucje rolna, przemysłowa i informacyjna następowały po sobie, a efektem każdej takiej fali był społeczny oraz jednostkowy rozwój.
Podobnie jest z koncepcjami dotyczącymi skutecznego zarządzania czasem. Każda z czterech generacji dodaje coś do tego, czego dokonała poprzednia. Popycha nas do przodu w kierunku coraz większej kontroli nad sobą i naszym życiem.
Pierwsza generacja
Pierwsza generacja kojarzy się z notesem i listami zadań. Z wysiłkiem wkładanym w to, aby przynajmniej z pozoru dostrzegać i obejmować większość tego, co pochłania nasz czas i energię.
Managerowie pierwszej generacji niekoniecznie są ludźmi skutecznymi. Ich plany sterowane są siłami zewnętrznymi przez co mają niewielkie poczucie kontroli i własnej wartości.
Druga generacja
Dla drugiej generacji charakterystyczne są kalendarze i terminarze. Dzięki nim próbujemy przewidywać i planować z wyprzedzeniem przyszłe zadania i zajęcia.
Managerowie tej generacji mają więcej kontroli. Potrafią odpowiednio wcześniej zaplanować swoje zadania i zajęcia, dzięki czemu najczęściej są tam, gdzie powinni aktualnie być zgodnie z planem. Uznawani są za bardziej odpowiedzialnych, gdyż planują dokładnie i świadomie. Nie uwzględniają jednak priorytetów, swoich głębszych wartości i celów. Ich osiągnięcia zazwyczaj nie są znaczące, czy przełomowe. Po prostu trzymają się ustalonego harmonogramu.
Trzecia generacja
Współczesne oblicze zarządzania czasem zdominowane jest przez trzecią generację. Dodaje ona do poprzednich bardzo istotny element: priorytety. Ważne jest tutaj jasne określenie wartości, którymi kierujemy się w życiu i w pracy. Trzecia generacja skupia się na ustalaniu celów krótko- , średnio- i długoterminowych. Na ich podstawie każdego dnia managerowie postępują zgodnie z tym, co jest aktualnie najważniejsze. To stąd znamy zasadę codziennego planowania i szeregowania zadań według kryteriów ich ważności.
Zarządzanie trzeciej generacji wiąże się jednak z istotnymi ograniczeniami.
- Blokuje używanie wyobraźni do kreowania dalekowzrocznych wizji. Przy codziennym dokładnym planowaniu często umykają nam sprawy ważne, które możemy dostrzec jedynie spoglądając na cele z dystansu, z szerszej perspektywy.
- Trzecia generacja nie ułatwia też utrzymania równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. Brakuje w niej często dostosowania do realiów codzienności, co najlepiej obrazuje dzień wciąż przeładowany niezliczonymi zadaniami do wykonania.
Efektem tych ograniczeń jest ostatecznie frustracja i pojawiająca się co jakiś czas nieodparta chęć, by „rzucić wszystko i uciec w Bieszczady”. Ciągła koncentracja na wydajności ogranicza możliwości budowania silnych więzi międzyludzkich, empatycznego odpowiadania na potrzeby innych czy cieszenia się z „tu i teraz”.
Czwarta generacja – czwarty stopień wtajemniczenia
Każda generacja wykorzystuje fundamenty poprzedniej. Elementy trzech pierwszych składają się na siłę i ostateczny kształt zarządzania czwartej generacji.
Tutaj tak naprawdę nie chodzi o zarzadzanie czasem, ale o czarty stopień wtajemniczenia – zarządzanie sobą w czasie.
Ta generacja koncentruje się na budowaniu i wzmacnianiu związków oraz na osiąganiu rezultatów, zamiast skupiać się jedynie na zadaniach i czasie.
Nie chodzi tu o to, żeby nie planować. Wręcz przeciwnie – układanie planów oraz świadomość priorytetów i ważności tych zadań pozostaje podstawą skutecznego działania. Czwarta generacja kładzie nacisk na jasne wyrażanie celów i indywidualnych wartości, którymi chcemy kierować się w życiu codziennym. Dzięki temu jesteśmy w stanie osiągnąć życiową równowagę. Ograniczenia dziennego planowania możemy przełamać przyjmując perspektywę tygodnia jako podstawę do efektywnego planowania.
Cztery zasady tygodniowe planowanie czwartej generacji
ZASADA 1: Świadomość i określenie, jakie odgrywamy w życiu role.
Każdy z nas pełni co najmniej kilka ról w życiu, prywatnie i zawodowo. Część z odgrywanych przez nas ról wybieramy sami, a część jest nam narzucana.
Przykładowo: W życiu prywatnym: córka/ syn, siostra/ brat, żona/ mąż, matka/ ojciec, członek wspólnoty mieszkaniowej, sąsiad. W życiu zawodowym: pracownik/szef, przełożony/podwładny, manager ludzi, konsultant, sprzedawca, członek drużyny sportowej.
ZASADA 2: Dobór celów do każdej z ról.
Kolejnym krok to wyselekcjonowanie dwóch, trzech ważnych spraw, które chcesz załatwić w każdej z ról w tym tygodniu. Najlepiej, gdy krótko – i średnioterminowe cele tygodniowe są spójną częścią naszych celów długoterminowych.
ZASADA 3: Planowanie tygodnia.
Mając cele spójne z Twoimi wartościami i odpowiadające Twoim rolom w życiu codziennym możesz zaplanować tydzień tak, aby wykonać w nim czynności, które przybliżą Cię do osiągnięcia celów przypisanych wszystkim Twoim rolom. Wyznacz konkretne działania, czas i dzień tygodnia, w którym je wykonasz. Wyznaczone zadanie powinno być dla Ciebie rzeczą najważniejszą tego dnia tygodnia!
ZASADA 4: Codzienne dostosowywanie – zwinne zarządzanie.
Przeglądając plan dnia zobaczysz, że Twoje role i ustalone cele w sposób naturalny wprowadzają porządek i kolejność, zgodne z Twoimi indywidualnymi wartościami i dążeniami. W kontekście tygodniowego planowania narzędzia, które znamy z trzeciej generacji mogą pomóc w uporządkowaniu planu dnia. Codzienne obowiązki mogą być układane z zastosowaniem znanych metod zapisywania i priorytety ABCD, Daily Trifecta. Ważne jednak, by pamiętać, że nadawanie działaniom ważności bez odniesienia ich do naszych celów w każdej z ról i bez weryfikacji czy nie zaburzają równowagi życia jest po prostu nieskuteczne!